Dibuja el proceso antes de configurar campos
Empieza por el recorrido real: primer contacto, zona de servicio, solicitud de cotización, visita, propuesta y seguimiento. Las etapas deben describir entregas reales. Evita campos que no necesitas solo porque el CRM los ofrece.
Define responsable, datos y acción de cada etapa. Distingue cita solicitada de confirmada y consulta nueva de una pregunta sobre obra existente.
Mantén registros consistentes y útiles
Elige pocos datos obligatorios: nombre, teléfono confiable, dirección, trabajo, fuente y responsable. Define cómo resolver duplicados y actualizar preferencias de contacto.
Usa estados claros y criterios para avanzar. Una etapa no debe implicar una propuesta entregada o una visita reservada si todavía no ocurrió.
Define permisos, capacitación y responsables
Decide quién ve datos, cambia etapas, envía mensajes, edita automatizaciones o exporta registros. Capacita sobre los procesos diarios y prueba con clientes ficticios antes de migrar o usar datos reales.
Designa a quien resolverá preguntas, accesos y cambios. Confirma cómo solicitar soporte, expectativas de respuesta y propiedad de la cuenta y datos.
Revisa la implementación con escenarios reales
Ensaya una cotización nueva, actualización de cliente, cambio de visita y una consulta que requiera al dueño. Comprueba que cada tarea llegue a la persona correcta y que el registro se entienda después.
Documenta vacíos, corrige primero los más sencillos y revisa el uso real. Consulta la lista de configuración de software y el proceso de recepción de clientes.
