Asigna un responsable a cada consulta
Define dónde se registran llamadas, formularios y referidos, y quién revisa cada fuente. Asigna reemplazos para días libres, períodos ocupados y mensajes fuera de horario. Un cliente sin responsable se puede perder aunque el mensaje esté bien registrado.
Define expectativas según tu personal y zona de servicio. Guarda la hora de recepción, asignación e intentos de contacto para detectar demoras.
Reúne solo lo necesario para el siguiente paso
Registra nombre, contacto, ubicación, trabajo solicitado y horario o canal preferido. Confirma los datos importantes en voz alta y conserva la descripción del cliente.
Usa reglas aprobadas para identificar solicitudes que requieren revisión rápida. No diagnostiques ni prometas precios o citas antes de la confirmación autorizada. Consulta el proceso de recepción.
Haz visibles el siguiente paso y el plazo
Registra si corresponde devolver la llamada, revisar fotos, comprobar cobertura, solicitar visita o remitir una pregunta. Agrega responsable y un plazo realista.
Separa solicitudes de citas confirmadas. Si no hay respuesta, registra el intento y aplica el canal y frecuencia aprobados por la empresa.
Mejora un vacío a la vez
Revisa una muestra semanal: responsable, intento de contacto, resultado y próxima acción. Busca direcciones incompletas, duplicados o cotizaciones sin seguimiento.
Cambia el guion o la asignación cuando detectes un problema recurrente. Consulta la guía de llamadas perdidas y la lista de citas y seguimiento.
