Divide la cotización en etapas observables

Usa etapas comprobables: solicitud recibida, datos completos, preparación iniciada, lista para revisar, aprobada y enviada. Registra un motivo de espera cuando no pueda avanzar.

Un solo estado de “en proceso” oculta la diferencia entre una dirección faltante y una cotización terminada que espera revisión del dueño. Son problemas distintos. Empieza con una muestra de cotizaciones recientes en lugar de reorganizar toda la oficina de una vez.

Separa tiempo de trabajo y tiempo de espera

Registra entrada y salida de cada etapa. Identifica si la espera se debe a información faltante, capacidad de preparación, una decisión de precio o un revisor no disponible.

Ejemplo ilustrativo: preparar el borrador requiere una sesión breve, pero queda dos días esperando una decisión de material. Más plantillas quizá no ayuden. Asignar la decisión y reservar un espacio de revisión responde mejor a esa espera. Es un ejemplo de diagnóstico, no un plazo prometido por LeanLine.

Asigna un responsable a cada bloqueo

  • Recepción incompleta: solicita dirección o detalles mediante el responsable del contacto.
  • Mediciones dudosas: pide al estimador que defina la fuente o comprobación necesaria.
  • Precio no aprobado: deriva la decisión concreta al revisor autorizado.
  • Revisión acumulada: muestra la fila de documentos listos para revisar.
  • Envío incierto: comprueba el registro original antes de reenviar.

Cada pendiente debe indicar qué falta, quién puede resolverlo y cuál es la acción acordada.

Evalúa una mejora con la misma medida

Elige la causa más frecuente de la muestra y modifica una parte del proceso. Por ejemplo, añade una lista de datos necesarios antes de iniciar la preparación. Después compara cuántas cotizaciones vuelven a detenerse por falta de información.

Mide tiempo transcurrido y retrabajo. Un primer borrador rápido que exige varias correcciones puede no acelerar la propuesta aprobada. Conserva visibles los borradores devueltos en lugar de contar cada archivo generado como trabajo terminado.

Delega la etapa que realmente necesita apoyo

Usa el proceso de preparación de propuestas para definir la entrega y la guía de revisiones para ordenar correcciones.

Revisa tu proceso de propuestas con LeanLine. Comparte historiales de etapas sin datos personales para identificar qué preparación o seguimiento está retrasando a tu empresa.